Быстрое развитие и растущая конкуренция заставили ValleyCrest Companies разработать интегрированное решение на основе программного обеспечения для управления проектами и финансового учета для обеспечения жесткого контроля над проектами, реализуемыми по всему миру, а, следовательно, для повышения уровня доходности компании.

Быстрое развитие и растущая конкуренция заставили ValleyCrest Companies разработать интегрированное решение на основе программного обеспечения для управления проектами и финансового учета для обеспечения жесткого контроля над проектами, реализуемыми по всему миру, а, следовательно, для повышения уровня доходности компании.

Среди различных видов ландшафтных работ, в которых Calabasas (дочерняя компания ValleyCrest Companies, расположенная в Калифорнии) стала первооткрывателем, есть и "перемещение" больших деревьев. В большинстве случаев большие деревья пересаживаются неудачно; специалисты не берутся за те, что превышают четыре дюйма в диаметре. Но к ValleyCrest это не относится. Одним из наиболее "амбициозных" трансплантатов компании было дерево диаметром 12 футов. Огромный фикус вида Ficus australis, перевозимый через район Калифорнии Orange Country в контейнере шириной 26 футов, имел высоту 80 футов и окружность 38 футов, а крона дерева составляла 70 футов в ширину. Дерево и необходимая для его перевозки почва весили 250 тонн.

Но, поскольку даже ландшафтная компания должна считать деньги, ValleyCrest занимается совершенствованием системы управления своими проектами. Группа разработки ландшафтов внедрила программное обеспечение Primavera Expedition и J.D. Edwards accounting. Их совместное использование позволяет руководителю проекта и бухгалтерии точно знать трудовые и финансовые затраты уже на следующий день после того, как пересажены деревья (не важно, одно или сотня), размещена галька, залит бетон или уложен дерн. Кроме того, можно сравнить фактические цифры с запланированными (сметными), и оценить, достигнуты ли на каждой из стадий проекта плановые нормы прибыли. 80-90 % работ ValleyCrest делает сама, остальные работы выполняются силами субподрядчиков, поэтому тщательное отслеживание затрат на регулярной основе является решающим фактором успеха компании.

Начав свою деятельность более 50 лет назад с нескольких сотен долларов и пикапа, сегодня ValleyCrest, по словам руководителя управления проектами подразделения освоения ландшафтов Wendy Kaszycki, имеет доходы свыше 600 миллионов долларов. Г-жа Kaszycki была приглашена для внедрения инструментария управления проектами, помогающего ValleyCrest управлять своим развитием. Ее подразделение осуществляет регулярный контроль проектирования ландшафтов, процесса их создания и ведет проекты с бюджетом до 100 миллионов долларов для стадионов, отелей, казино, парков, муниципальных и корпоративных зданий. Посетители Азиатской или Африканской секции Disney`s Animal Kingdom во Флориде, the Bellagio Hotel в Лас Вегасе или Lucayan Resort на Багамах могут любоваться водопадами, бассейнами, садами, лужайками и террасами - это работы ValleyCrest. Обычно компания одновременно выполняет около 500 проектов, в которых занято примерно 80 менеджеров.

Прогнозирование - решающий фактор

"Результатом управления проектом является способность точно спрогнозировать, с какими показателями вы собираетесь завершить проект", - говорит г-жа Kaszycki. "С внедрением Expedition и J.D. Edwards стало возможным сравнивать фактические и запланированные данные, даже когда проект завершен на 10 или 20 %. Если мы замечаем, что есть тенденция к превышению бюджета, у нас все еще есть 80 или 90% проекта для улаживания ситуации".

Кроме того, были достигнуты и другие цели интеграции: упразднено дублирование ввода данных, внедрен инструментарий для многопланового анализа всех проектов компании.

Интеграция

Сначала г-жа Kaszycki представила Expedition. "Прежде всего, мы хотели внедрить в нашу культуру систему контроля документации", - говорит она. Expedition одержал победу над аналогичными программными продуктами для управления проектами отчасти благодаря своей гибкости и возможности взаимодействия участников проекта. "Мы настроили систему таким образом, что у каждого руководителя проекта есть возможность получения необходимой информации, и протоколы проекта доступны любому в ValleyCrest, кому они нужны".

После того как в ValleyCrest убедились в надежности Expedition, началось внедрение JDE с помощью консультантов из AniWorld, Пасадена.

На сегодняшний день обмен данными между двумя программами осуществляется более чем по 25 полям: на начальной стадии проекта JDE загружает информацию о кодах затрат, контрактах на основные и вспомогательные работы, бюджете, контактах из Expedition. По мере реализации проектов Expedition передает в JDE информацию об изменениях последовательности работ, внутренних проверках бюджета и контрактах на субподрядные работы. JDE, в свою очередь, пересылает в Expedition необходимые данные, такие как заказы на поставки и их изменения. После первоначальной загрузки данных программы регулярно обмениваются новыми сведениями.

На стадии реализации JDE также загружает в Expedition данные о фактических затратах и расчетах с заказчиками/подрядчиками, на основании которых могут быть составлены текущие отчеты по затратам. JDE сравнивает эти цифры с контрактами и бюджетами для прогнозирования стоимости по завершении проекта. Полученные данные направляются в Expedition.

"Основное преимущество внедрения Expedition и JDE заключается в том, что вместе они проводят полный анализ затрат", - говорит г-жа Kaszycki. "Мы автоматически выбираем данные и загружаем всю финансовую информацию, что очень удобно для менеджеров филиалов, которым приходилось вводить данные самим. Дополнительное удобство для руководителей проектов заключается в том, что программное обеспечение позволяет им делать прогноз стоимости по завершении на основе фактических затрат и оставшихся обязательствах. Итак, мы всегда точно знаем, на какой стадии проекта находимся с учетом требующихся изменений".

Полномасштабный анализ затрат

"Большинство людей, - говорит г-жа Kaszycki, - используют Expedition для контроля согласования документов. Мы же применяем Expedition и для финансового анализа. С моей точки зрения, таблица затрат представляет собой суть Expedition. Если каждый делает свою работу должным образом, то таблица затрат просто заполняется нужными данными, и менеджер проекта может видеть сравнение стоимости контракта с фактическими затратами".

Более того, по словам Justin Cohen, президента AniWorld, интеграция "позволила финансовым менеджерам и менеджерам проекта, говорящим на разных языках, получить всю необходимую информацию в удобном для них виде".

Согласование данных

В общем, внедрение программных продуков было довольно простым. Трудности скрывались в деталях. "Нам нужно было понять, как мы используем обе системы, убедиться, что они получают друг от друга правильные данные", - говорит Kaszycki. Конечно, важно было проверять и перепроверять.

Для проведения реального внедрения AniWorld "освоила инструменты анализа данных каждой программы, убедилась в адекватности данных и подтвердила их целостность", - говорит г-н Cohen. Переходя на более детальный уровень, его команда также убедилась, что данные, скажем, по поставщикам и кодам затрат присутствуют в обеих программах и области данных согласованы. Соответствие данных было необходимо и по другим статьям, например, структура цены единицы продукции по заказам. Expedition содержит только расценки на единицы продукции и количество, JDE - единовременно выплачиваемые суммы. После интеграции программное обеспечение ValleyCrest`s Expedition может работать и с паушальными цифрами.

"Успех интеграции доказан", - заключает г-н Cohen. "И это не просто заявление. Интеграция завершена, и другие компании могут сделать подобное! Для этого не придется разделять программное обеспечение по управлению проектами и учету; Вам понравятся системы, работающие вместе".

Преимущества контроля затрат

Интегрированное программное обеспечение, впервые внедренное в январе 2002 года, сейчас установлено в 17 филиалах ValleyCrest и в двух представительствах. Руководители проектов легко могут отслеживать плановые и фактические затраты с самого начала проекта.

Есть и другие преимущества. Интегрированные программные продукты позволяют персоналу быстрее реагировать на вопросы клиентов. "Это позволяет нам достигать более высоких результатов. И, конечно, наши результаты более адекватны, а управление ресурсами - эффективнее". Помимо этого, программные продукты помогают людям быть более дисциплинированными, особенно при отслеживании трудозатрат и дополнительных затрат финансов.

"Еще слишком рано говорить о серьезном анализе, но я думаю, интеграция увеличит наши доходы", - говорит г-жа Kaszycki. "Кроме того, когда мой босс спрашивает меня, как я собираюсь обеспечивать рост компании, я ссылаюсь на то, что благодаря интегрированному программному обеспечению каждый руководитель проекта работает эффективнее, поэтому имеющийся персонал, по крайней мере, может справиться с растущим объемом работ".